H1: Rechnungsprüfungsbericht 2017/2018

Bericht über die Rechnungsprüfung des Landesverbandes M-V 2017 und 2018

Ort: LGSt

Zeit: 10. Juli 2020

Die Rechnungsprüfer haben die Rechnungsprüfung für die Jahre 2017 und 2018
deutlich anders gestaltet, als in den Vorjahren. Neben der Prüfung der
Buchhaltung stand eine Evaluierung der Landesgeschäftsstelle. Zu dieser
Evaluierung erarbeiteten die Rechnungsprüfer einen Fragenkatalog, der folgende
Komplexe betraf: (1) bestehende Verträge und deren regelmäßige Überprüfung, (2)
Zusammenarbeit des Landesvorstandes mit der Landesgeschäftsstelle, (3) Praxis
der Ausgabenberechtigung und Ausgabenkontrolle, (4) Erstattungsordnung,
Reiskosten und Spesen, (5) Geld- und Verzichtspenden, (6) Inventarisierung der
Vermögensgegenstände, (7) Buchhaltung des LV, (8) Anzahl der Bankkonten und
Absicherung der Bankkonten und (9) Sicherung der Finanzbelege des LV.

Der Fragenkatalog der Rechnungsprüfer wurde vor der Rechnungsprüfung durch die
Finanzreferentin des LV gründlich bearbeitet und umfassend beantwortet. Auf
dieser Grundlage und nach Vorlage dazugehöriger Dokumente stellen wir fest, dass
die Landesgeschäftsstelle sehr professionell arbeitet, dass die Beschlüsse und
die Praxis des Landesverbandes erkennen lassen, dass dem Landesvorstand an
zufriedenen Mitarbeitern, an ihrer Entwicklung, Weiterbildung und sozialen
Absicherung gelegen ist, dass im Geschäftsbetrieb Tarife und Verträge regelmäßig
überprüft werden und dass die technische Ausstattung der Landesgeschäftsstelle
regelmäßig und in geeigneter Weise modernisiert wird.

Damit kann der Landesgeschäftsstelle attestiert werden, dass sie umfassend und
sehr gut auf das Wahljahr 2021 vorbereitet ist. Zu ergänzen sind diese
Regelungen natürlich durch besondere Vorkehrungen für den Wahlkampf, z.B.
Aufstockung des Personals, also zusätzliche Mitarbeiter oder aufgestockte
Wochenarbeitszeit.

Unabhängig vom Wahlkampfjahr wäre es wünschenswert, wenn (1) alle Angestellten
der LGSt. in vollem Umfang an den Maßnahmen zur betrieblichen Altersvorsorge
teilnähmen und wenn (2) auch die Personalbuchhaltung – nach Weiterqualifizierung
und Stundenausgleich – in der LGSt. stattfände.

Die Buchhaltung des Landesverbandes wird bekanntlich durch den Wirtschaftsprüfer
der Gesamtpartei (VRT) einmal im Jahr komplett geprüft, um schließlich dem
Präsidenten des Deutschen Bundestages einen entsprechenden geprüften Bericht
vorlegen zu können, wie es das Parteiengesetz vorsieht. Somit hat die (interne)
Rechnungsprüfung des Landesverbandes lediglich die Aufgabe, den Delegierten der
bzw. einer LDK einen Prüfungsbericht darüber vorzulegen, wie der Landesvorstand
mit dem Vermögen und den Einnahmen des LV umgeht. Im günstigen Fall wird die
Entlastung des Landesvorstandes von seiner finanziellen Verantwortung für seine
Wahlperiode empfohlen.

Im vorliegenden Fall trafen die Rechnungsprüfer auf von Landesvorstand und
Landesgeschäftsstelle nicht verschuldete Schwierigkeiten. Auf Grund eines
Wassereinbruches waren die Finanzbelege für 2018 starker Feuchtigkeit
ausgeliefert, konnten aber hinreichend getrocknet werden; es wurde als
Stichprobe das letzte Quartal 2018 geprüft. Die Belege für 2017 galten zunächst
als vom Wassereinbruch nicht betroffen, stellten sich aber schließlich als
deutlich stärker in Mitleidenschaft gezogen heraus. Eine Prüfung der Unterlagen
zum Jahr 2017 war letztlich auf Grund starken Schimmelbefalls kaum möglich, der
Aufwand, die Belege zu reinigen oder Ersatz zu beschaffen, wäre – vor allem vor
dem Hintergrund der bereits erfolgten Prüfung durch VRT – nicht vertretbar
gewesen. Die Rechnungsprüfer ziehen daraus zwei Schlussfolgerungen: Zum einen
nehmen sie sich vor, die Prüfung deutlich früher durchzuführen. Zum anderen
empfehlen sie der Landesgeschäftsstelle nachdrücklich, die Finanzbelege im
laufenden Buchungsvorgang zu digitalisieren. Damit wird Sicherheit geschaffen,
der Aufwand ist, wenn die Digitalisierung im laufenden Prozess vonstattengeht,
überschaubar. (Wenn das Einscannen hingegen erst nach Abschluss des
Haushaltsjahres erfolgte, wäre – psychologisch gesehen – der Aufwand deutlich
größer.)

Eine große Fehlerquelle stellen die Reisekostenabrechnungen dar. Das liegt
daran, dass hier nicht zwei professionelle Buchhaltungen miteinander in Kontakt
treten, sondern dass viele Einzelpersonen ihre (berechtigten) Ansprüche
anmelden. Während aber in Zeiten, in denen die RK-Formulare fast nur in
Papierform verteilt worden sind, die Erstattungsordnung sozusagen als
Ausfüllhinweis auf der Rückseite des Formulars einsehbar war, muss nun immer
wieder auf die Erstattungsordnung hingewiesen werden. Hier sind vor allem die
Kreisverbände gefragt, die ihre Mitglieder, insbesondere Kreisvorstände, LAG-
und BAG-Delegierte, aber auch LDK- und BDK-Delegierte entsprechend informieren
sollten.

Einige Anmerkungen im Detail:

1. Für die Prüfung der RK-Abrechnungen muss zwingend der Zweck der Reise
angegeben sein.

2. Es ist darüber hinaus sinnvoll, das Formular um einen Punkt zu ergänzen.
Neben der Frage nach der Reiseroute und der Reisezeit (Beginn/Ende) sollte auch
die Frage gestellt werden, wann der eigentliche Reisezweck (das
„Dienstgeschäft“) absolviert wurde.

3. Reisekosten können nur von qua Amt (z.B. Mitglied des Gremiums XYZ) oder
durch besonderen Beschluss ermächtigten Mitgliedern abgerechnet werden. So kann
z.B. ein Mitglied die Fahrt zu seiner Mitgliederversammlung nicht abrechnen.

4. Autofahrten sind nur dann abzurechnen und erstattungsfähig, wenn die Fahrt
tatsächlich mit dem Auto durchgeführt wurde. Die vorliegenden Abrechnungen des
Jahres 2018 lassen erkennen, dass entweder zu viel Auto gefahren wurde oder
Bahnfahrten als Autofahrten abgerechnet wurden. Insbesondere die Diskussionen um
Parteienfinanzierung und Parteispenden der jüngsten Zeit sollten alle Mitglieder
hinreichend sensibilisiert haben, korrekte Abrechnungen vorzulegen.

Eine Anmerkung zum Verhältnis zwischen Landesvorstandsbeschlüssen und Haushalt:
Trifft der Landesvorstand Beschlüsse innerhalb des verabschiedeten Haushaltes
über durchzuführende Kampagnen, so ist es von Vorteil, in einer späteren
Vorstandssitzung die Kampagne im Sinne einer Beschlusskontrolle noch einmal zu
behandeln. Die Einhaltung des zur Verfügung gestellten Budgets kann dadurch
offen gelegt und überprüft werden. Im Rahmen der Erstellung des
Rechenschaftsberichts des Landesvorstandes kann dann auf diese Unterlage
zurückgegriffen werden.

Ein weiteres Thema: Vergaben. Sind für einen Vertrag, einen Rahmenvertrag oder
eine größere Anschaffung Auftragserteilungen vorgesehen, so sind die Kriterien,
die Vorgänge und die Vergaben selbst in geeigneter Weise zu dokumentieren.
Insbesondere sind die Einholung verschiedener Angebote und die Abwägung bei
Entscheidung zwischen den Angeboten darzustellen. Dazu bietet sich abschließend
die Erstellung eines Vergabevermerks an, der mit den Angeboten und der
Zuschlagerteilung an einem gemeinsamen Ort (physisch oder virtuell) aufbewahrt
wird.

Abschließend zur Buchführung. Anhand der Stichproben ist deutlich geworden, dass
die gewählte Unterteilung in Unterkonten nachvollziehbar und zweckmäßig, die
Zuordnung der einzelnen Positionen zu den Unterkonten in allen Fällen ebenfalls
nachvollziehbar und logisch ist. Es konnten keine Verstöße gegen die Grundsätze
ordnungsgemäßer Buchführung gefunden werden.

Der Landesdelegiertenkonferenz wird empfohlen, die im Berichtszeitraum
amtierenden Landesvorstände für die Kalenderjahre 2017 und 2018 zu entlasten.